Integration externer Daten
Daten in Planimo
importieren
Mit der Importfunktion lädst du Projekte, Ressourcen und Termine (z. B. Urlaubstage) direkt aus einer Excel- oder CSV-Datei in Planimo hoch – ganz ohne mühsame manuelle Eingabe.
Bis zu 1000 Datensätze zu Projekten und Ressourcen mit einem Upload importierbar
Intelligenter Abgleich mit vorhandenen Daten zur Vermeidung von Dopplungen
Individuelle Auswahl und Zuordnung der Zeilen/Spalten der Excel-/CSV-Datei
Aktualisierung einzelner Datenfelder in bestehenden Daten möglich
Vorschau der hochgeladenen Daten vor dem eigentlichen Import
Excel- und CSV-Datei
hochladen
Lade Datensätze für Ressourcen, Projekte oder Plantafel-Einträge aus einer Excel- oder CSV-Datei hoch. Lege individuell fest, welche Spalten und Zeilen der Datei für den Import verwendet werden sollen. Du hast die Möglichkeit, nur einen bestimmten Zeilenbereich einzustellen sowie nur bestimmte Spalten zuzuweisen, die relevant für deinen Import sind.
Dopplungen vermeiden und existierende Daten aktualisieren
Optional kannst du identifizierende Spalten für den Abgleich mit bestehenden Planimo-Daten angeben, bspw. Projektnummer, Kennung oder Ressourcenname. Dies dient dazu, die Daten nach dem Import nicht mehrfach im System zu haben und bei Bedarf sogar bestehende Ressourcen- und Projektfelder damit zu aktualisieren.
Für künftige Importe kannst du deine gewählten Einstellungen speichern, sodass du sie nicht jedes Mal erneut angeben musst.
Importvorschau
hochgeladene Daten überprüfen
Nach dem Hochladen deiner Datei wird dir in einer Vorschau-Tabelle angezeigt, welche Daten importiert werden. Du kannst vor dem eigentlichen Import noch einmal für die einzelnen Datenfelder überprüfen, ob sie zur richtigen Spalte passen.
Importstatus
Erkennt das System, dass ein Datensatz bereits vorhanden ist, wird dies über den Importstatus angezeigt.
Neu: Der Datensatz aus der hochgeladenen Datei existiert noch nicht in Planimo und wird neu angelegt. Im Fall eines Projektimports wird somit ein neues Projekt erstellt
Unverändert: Ein Datensatz mit identischen Daten ist bereits in Planimo vorhanden. (kein Import nötig)
Aktualisierung: Der Datensatz aus der hochgeladenen Datei existiert bereits in Planimo, aber enthält geänderte Felder, die durch den Import aktualisiert werden können (bspw. das Feld “Adresse“ eines Projektes)
Konflikt: Zu einem Datensatz aus der hochgeladenen Datei wurden mehrere Kandidaten in Planimo gefunden, die anhand der identifizierenden Spalten übereinstimmen (bspw. der gleiche Projektname in mehreren Datensätzen).
Um den Datensatz importieren zu können, muss zunächst der Konflikt aufgelöst werden. Dazu wählst du aus, welcher der vorgeschlagenen Datensätze aktualisiert werden soll – oder ob stattdessen ein neuer in Planimo angelegt wird.
In der Importvorschau werden geänderte Datenfelder farbig hervorgehoben – rot für den bisherigen Wert und grün für den neuen.
Importstrategien
Für die Aktualisierung vorhandener Planimo-Datensätze kannst du zwischen verschiedenen Importstrategien wählen. Die Strategie lässt sich entweder für alle Zeilen einheitlich festlegen oder individuell pro Zeile anpassen.
Zusammenführen (überschreibe vorhandene Werte): Der existierende Datensatz in Planimo wird mit vorhandenen Werten aus dem Import ersetzt. Im existierenden Datensatz werden jedoch keine Werte durch leere Werte im Import gelöscht
Zusammenführen (behalte vorhandene Werte): Der existierende Datensatz in Planimo wird mit Werten aus dem Import ergänzt, aber es werden keine vorhandenen Werte überschrieben
Überschreiben (alle Werte): Der existierende Datensatz wird mit allen Werten aus dem Import überschrieben (auch leere Werte)
Neu anlegen: Es wird ein neuer Datensatz in Planimo erstellt, anstatt einen bestehenden zu aktualisieren
Importieren – Wähle die gewünschten Datensätze aus
Alle oder einzelne Zeilen in der Importvorschau-Tabelle können an- oder abgewählt werden. Möchtest du nur bestimmte Datensätze importieren, markierst du einfach die entsprechenden Zeilen. So behältst du die volle Kontrolle darüber, welche Daten aus deiner Excel- oder CSV-Datei tatsächlich importiert werden.
Projekte
importieren
Deine Projekte sind bereits in einer externen Software angelegt und sollen direkt übernommen werden? Kein Problem – mit unserem Projektimport. Dieser erlaubt es dir, bis zu 1000 Datensätze pro Excel- oder CSV-Datei hochzuladen.
- Die Projektdaten für den Import sind in einer Excel-Datei zusammengefasst.
- Es werden die zu verwendenden Zeilen und Spalten der Excel-Datei in den Datei-Upload-Einstellungen zugewiesen. In Planimo existieren bereits einige dieser Projekte, die sich durch die Projektkennung eindeutig identifizieren lassen. Deshalb wird “Kennung” als identifizierende Spalte ausgewählt, um die Projekte zu aktualisieren statt neu anzulegen. Danach wird die Excel-Datei per Klick auf “XLSX hochladen” ausgewählt und hochgeladen.
- In der anschließenden Importvorschau sind die zu importierenden Projekte zu sehen. Für die existierenden Projekte mit gleicher Kennung ist der Importstatus “Aktualisierung” anstatt “Neu” wie bei den übrigen Projekten, die importiert werden sollen. Wir möchten für einzelne Datensätze eine andere Importstrategie anstelle der Standardeinstellung “Zusammenführen (überschreibe vorhandene Werte)” anwenden. Deshalb wählen wir für die Zeile mit Projektnamen “Feuertreppe” und Kennung “3485” die Strategie “Überschreiben (alle Werte)”, was dafür sorgt, dass Wert “TYP ERGÄNZEN” durch “Malerarbeiten” ersetzt und der Wert “1” im Feld Ordnungszahl gelöscht wird. Alle neuen Werte in den Daten sind in grün dargestellt und alle Werte, die durch den Import entfernt bzw. ersetzt werden, in rot und durchgestrichen. In diesem Beispiel möchten wir nur alle neuen Projekte sowie die Aktualisierung mit der geänderten Importstrategie importieren. Deshalb werden die anderen Aktualisierungen abgewählt.
- Per Klick auf “Auswahl importieren” erscheint zunächst ein Dialogfenster mit einer Zusammenfassung, wie viele Projekte neu angelegt und wie viele aktualisiert werden. Nach Überprüfung, dass wir wirklich diese Anzahl an Projekten importieren möchten, bestätigen wir dies durch Klick auf “Importieren”. Die Daten werden nun in Planimo importiert und können danach in der Projektverwaltung bzw. Plantafel verwendet werden.
Ressourcen
importieren
Du möchtest die Daten deiner gesamten Belegschaft mit wenigen Klicks in Planimo hinzufügen oder aktualisieren? Nutze dafür den Ressourcenimport. Trage einfach die für dich relevanten Spalten in einer Excel- oder CSV-Datei zusammen und importiere sie anschließend in Planimo.
- Die Ressourcendaten werden in einer Excel-Datei aufbereitet.
- In den Einstellungen zum Datei-Upload werden die entsprechenden Zeilen/Spalten zugewiesen. Da in diesem Beispiel bereits einige Ressourcen in Planimo vorhanden sind, wird „Name“ als eindeutige Spalte gewählt, um bestehende Einträge zu aktualisieren statt neu anzulegen. Anschließend wird die Excel-Datei hochgeladen.
- Nach dem Hochladen erscheint die Importvorschau. Für die 2 vorhandenen Ressourcen werden jeweils nur einzelne Datenfelder geändert. Da die Importstrategie “Zusammenführen (überschreibe vorhandene Werte)” ausgewählt ist, werden 2 vorhandene Werte überschrieben (in rot und durchgestrichen dargestellt) und ein neuer Wert ergänzt (in grün dargestellt). Es sollen alle Ressourcen importiert werden, deshalb lassen wir alle Zeilen ausgewählt.
- Nun erfolgt der eigentliche Import per Klick auf “Auswahl importieren”. Zur Überprüfung erscheint ein Dialogfenster mit einer Zusammenfassung, wie viele Ressourcen neu angelegt und wie viele aktualisiert werden. Nach Bestätigung durch Klick auf “Importieren” werden die Daten in Planimo importiert. Die importierten Daten sind danach in der Ressourcenverwaltung bzw. Plantafel wiederzufinden.
Plantafel-Einträge
importieren
Falls du Betriebsferien, Urlaubszeiten oder anderweitige Zeiträume hast, die für mehrere Ressourcen auf einmal in die Plantafel eingetragen werden sollen, steht in Planimo ebenfalls eine Funktion bereit, um Plantafel-Einträge zu importieren. Vielleicht bekommst du z.B. die Urlaubstage deiner Mitarbeiter sowieso schon als Export aus einem anderen Programm im CSV- oder Excel-Format bereitgestellt und möchtest sie auch in Planimo sehen. Dann ist die Importmöglichkeit für Plantafel-Einträge genau das Richtige für dich.
- Wir legen eine Excel-Datei an, die jeweils ein erkennendes Merkmal für eine existierende Ressource sowie für ein existierendes Projekt als Spalten enthält. In unserem Fall ist der Ressourcenname bzw. Projektname eindeutig genug. Alternativ könnten wir noch zusätzlich z.B. die Ressourcen- oder Projektkennung als Spalte anlegen. Außerdem geben wir noch das Start- und Enddatum der Plantafel-Einträge an.
- Wir stellen in Planimo unter dem Punkt “1. Datei hochladen” die entsprechenden Spalten und Zeilen ein und laden unsere Excel-Datei per Klick auf “XLSX hochladen” hoch.
- Anschließend erhalten wir eine Vorschau über die zu importierenden Plantafel-Einträge. Es wird erkannt, dass es für die Ressource “Bernd Meier” bereits einen Eintrag für das Projekt “Schule ABC” vom 04.11. – 08.11. gibt. Deshalb ist diese Zeile in der Vorschau standardmäßig abgewählt und hat den Status “Vorhanden”. Wir könnten die Zeile aber auswählen, wenn wir den doppelten Plantafel-Eintrag dennoch erzwingen möchten. In unserem Beispiel lassen wir die Auswahl unverändert, um alle Plantafel-Eintrag bis auf einen zu importieren.
- Abschließend klicken wir auf “Auswahl importieren”. Es erscheint zur Sicherheit nochmal ein Dialogfenster und nach Bestätigung werden die Plantafel-Einträge ins System importiert. Die neuen Einträge können wir nun in der Plantafel sehen.